Cómo controlar los expedientes de una notaría sin depender de hojas de cálculo

En muchas notarías, el estatus de cada escritura vive en tres lugares a la vez: una hoja de cálculo compartida, la bandeja de correo del abogado y la memoria de quien lleva el asunto. Funciona… hasta que deja de funcionar.

Señales de que el control actual ya no alcanza

• El cliente pregunta "¿en qué va mi trámite?" y nadie puede responder sin buscar.
• Hay versiones distintas del mismo proyecto de escritura circulando por correo.
• Las solicitudes de folio se piden por mensaje y no queda registro.
• Los pagos de clientes se registran días después de recibirse.
• Cuando alguien sale de vacaciones, sus asuntos se detienen.

Qué debe tener un buen sistema de control de expedientes

1. Expediente por etapas. Apertura, revisión, firma, escritura, documentos, avisos y testimonios, con responsable y fecha en cada paso.
2. Revisión documental y jurídica con historial. Comentarios sobre el proyecto, versiones comparables y decisiones registradas.
3. Control de folios. Solicitud, autorización y asignación con trazabilidad.
4. Comparecientes reutilizables. Capturar una vez los datos de cada persona y usarlos en todos sus actos.
5. Pagos y recibos ligados al expediente. Saber en cualquier momento cuánto se cotizó y cuánto se ha cobrado.
6. Permisos por rol. Cada persona ve y modifica solo lo que le corresponde.
7. Tablero para el titular. Carga de trabajo, pendientes y cuellos de botella de un vistazo.

Primero el proceso, después el sistema

El error más común es comprar o construir un sistema sin haber definido antes cómo debe fluir el trabajo. Por eso en EFFIWORKS empezamos con un diagnóstico del proceso actual y diseñamos el proceso objetivo antes de configurar o desarrollar cualquier herramienta.

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